عميل أرسل لك رسالة معصّبة؟ كيف تكتب رد هادي ومحترم بالذكاء الاصطناعي

1. احذف بيانات العميل قبل اللصق

في نظام حماية البيانات الشخصية السعودي، الاسم وأرقام التواصل وأرقام الحسابات البنكية والبطاقات كلها «بيانات شخصية». فقبل ما تلصق الرسالة في أي أداة:

• بدّل الاسم بـ [العميل].
• احذف الجوال والإيميل والعنوان ورقم الطلب.
• لا تلصق صورة فيها بيانات الدفع.

التفاصيل في دليل وش ما تلصقه في الذكاء الاصطناعي بشغلك.

2. حدد الحل قبل ما تكتب

الذكاء الاصطناعي ما يعرف سياسة متجرك. لو ما قلت له الحل، ممكن يكتب «بنرجع لك المبلغ كامل» وأنت ما تقدر. اكتب له بوضوح:

• وش صار: «الطلب تأخر 3 أيام بسبب شركة الشحن».
• وش تقدر تقدم: «كود خصم 10%، والتوصيل بكرة».
• وش ما تقدر عليه: «ما نقدر نسترجع المبلغ بعد فتح المنتج».

OpenAI تنصح في دليل كتابة الأوامر إنك تحدد الهدف والمعلومات والشكل والحدود، ومن أمثلتها: «جهّز الرسالة كمسودة، لا ترسلها».

3. اطلب الأسلوب بالضبط

OpenAI تقول إن وصف الأسلوب بكلمات مثل «رسمي» أو «ودود» أو «مهني» يوجّه الرد. جرّب:

• «رد هادي ومحترم، 4 أسطر بالكثير.»
• «ابدأ باعتذار واحد بس، بدون مبالغة.»
• «بلهجة سعودية بسيطة» أو «بالفصحى البسيطة».
• «لا تلوم العميل، ولا تلوم شركة الشحن بالاسم.»

ما عجبك؟ اطلب تعديل: «أقصر»، «أدفى شوي»، «أوضح في الموعد».

4. لو تستخدم Gmail

في Gmail فيه زر Help me write (اكتب لي) يكتب مسودة الرد داخل الإيميل، وفيه خيارات Formalize (رسمي) وFriendly (ودود) وShorten (اختصر).

بس انتبه: حسب صفحة قوقل، Help me write في الحساب الشخصي متاح في أمريكا بس وما يدعم العربي. العربي مدعوم في خدمة تلخيص وكتابة الإيميلات بـ Gemini لاشتراكات Google Workspace المؤهلة. لو ما عندك، استخدم ChatGPT أو Gemini وانسخ الرد.